Et si vous perdiez un mois de travail chaque année... sans le savoir ?

Chez Imaso, un rapide tour des agendas a suffi à ouvrir les yeux : plus de 4 heures de réunions internes par semaine, concernant généralement les managers et les responsables … souvent sans ordre du jour, ni compte rendu. Avec une spécialité maison : la réunion fourre-tout du mardi matin.

Et ce n’est pas un cas isolé.

Dans beaucoup de TPE et PME, les réunions :

• manquent d’objectifs clairs : on se réunit « pour faire le point », sans savoir sur quoi ni pourquoi,

• traînent en longueur : on mélange les sujets, on digresse, et personne n’ose recadrer,

• se répètent sans réelle valeur ajoutée : les mêmes absences de décisions, les mêmes tensions, les mêmes silences gênants,

• n’aboutissent à rien : pas de plan d’action, pas de responsable désigné, pas de suivi.

Résultat : des heures entières mobilisant des collaborateurs clés… pour zéro effet concret et ave la certitude qu’au fil des jours, ces collaborateurs seront démobilisés. Claire, la bras droit de Mathieu, le résume avec amertume : « Je sors d'une réunion avec plus de questions qu'en y entrant. Et j'ai perdu une matinée. »

Le coût est bien réel. Un simple calcul suffit à ouvrir les yeux:

• 1 réunion inutile de 1h/semaine avec 4 participants = 4h perdues

• 4h × 45 semaines = 180h/an, soit plus de 25 jours de travail et ce, par réunion régulière…

On comprend vite comment 27 jours gaspillés deviennent une réalité — insidieuse, mais bien présente.

Perte de temps et bien sûr perte financière associée (sur ce petit exemple : un mois de salaire chargé d’un cadre. Au sein d’une TPE ou d’une PME, un impact important sur les comptes de l’entreprise).

Et cela se répète inlassablement, semaine après semaine, avec le piège de la réunion-réflexe, jusqu’à vider les réunions de leur sens et user les équipes sans même s’en rendre compte.

Le plus étonnant, c’est que personne ne remet vraiment les réunions en question. Chez Imaso, le DG, Claire ou Mathieu ne sont ni laxistes ni incompétents. Simplement, comme beaucoup de managers de TPE/PME, ils n’ont jamais appris à faire autrement.

« On a toujours fait comme ça… »
« Il faut bien se réunir pour avancer… »
« Ça prend du temps, mais c’est normal, non ? »

La réalité, c’est que la réunion s’est installée comme une habitude non questionnée. Un réflexe culturel. On pense bien faire en réunissant les équipes. Mais on oublie de se poser la seule question qui vaille :

Pourquoi cette réunion ?

Heureusement, il existe une approche simple, rapide à mettre en œuvre et qui change radicalement la dynamique.

Chez Imaso, Claire et Mathieu appliquent désormais une méthode de préparation de réunion appelée P3QOC. Un acronyme qui pose, en amont de toute réunion, six questions clés :

• Pourquoi se réunir ? Quel est l’objectif réel de cette réunion ? Quels résultats attendus ?

• Quoi ? Quels sujets concrets doivent alors être traités, en lien avec l’objectif fixé ?

• Quand ? Quels sont le bon moment et la bonne durée pour une réunion de ce type ?

• Qui ? doit vraiment être présent… et qui peut être dispensé de réunion ?

• Où ? le bon endroit, en présentiel, en visio, de quoi aura-t-on besoin ?

• Comment ? Quel format ? Quelle animation ? Quel ordre du jour ? quels documents ou supports à diffuser au préalable ?

« Ce n’est pas sorcier », confie Claire, « mais c’est la première fois qu’on se pose vraiment ces questions. Avant de se réunir ! »

Résultat : moins de réunions, mieux ciblées, mieux animées, mieux suivies. Et surtout, des décisions prises.

La méthode P3QOC ne demande pas de révolution culturelle. Elle propose juste une boussole claire pour éviter de naviguer à vue. C’est souvent tout ce qu’il faut à  une PME pour passer de la réunion frustrante à la réunion productive.

Et cette bonne habitude ne concerne pas que les organisateurs ou animateurs de réunion. Chaque participant se doit également de la préparer.

Préparer avec efficacité chacune des réunions est un préalable indispensable. Mais une réunion qui n'est pas correctement exploitée sera comme un coup d'épée dans l'eau. Inutile !

Au cours de la réunion, un certain nombre de décisions, de nouvelles tâches, d'études ou de travaux à conduire ont été formalisés. En appliquant cette règle simple : qui doit faire quoi et pour quand ?

Mais tout risque de s'envoler dès que le dernier participant aura quitté la salle de réunion. D'où cette nécessité de formaliser et de garder en mémoire ce qui a été dit, évoqué, élaboré et décidé en séance.

L'exploitation efficace repose sur trois piliers :

1. Le compte-rendu structuré. Ce n'est pas une "simple" formalité administrative. C'est un véritable outil de pilotage qui doit contenir :

• Les décisions prises (et par qui) ,

• Les actions à mener avec responsable et échéance ,

• Les points en suspens à reprendre.

Chez Imaso, Claire, qui occupe souvent le rôle de secrétaire de la réunion,  a adopté un format simple : "Décidé / À faire / En attente". Résultat : plus de flou, chacun sait ce qu'il doit faire.

2. Le suivi systématique. Une décision sans suivi reste une intention pieuse. L'astuce d'Imaso ? Commencer chaque réunion par un point sur les actions de la précédente. Cinq minutes qui changent tout.

3. La relance active. Dans une TPE/PME, le dirigeant ne peut pas tout contrôler. Mais il peut créer une culture du "qu'est-ce qui bloque ?" plutôt que du "ça avance ?".

Matthieu le reconnaît : "Avant, on prenait des décisions et on espérait. Maintenant, on prend des décisions et on vérifie. La différence est énorme."

Vous aussi, vous avez l’impression de perdre du temps en réunion ?
De sortir frustré, ou plus fatigué qu’en y entrant ?
De ne jamais vraiment « finir » ce qui a été commencé ?

Alors il est peut-être temps de changer de méthode. Certes pour faire moins de réunions, mais surtout pour en faire des leviers puissants de décision, d’engagement et d’action.

La méthode P3QOC n'est qu'un aperçu de ce que peuvent devenir vos réunions.

Pour aller plus loin et maîtriser tous les aspects de la réunion productive, j'ai créé une formation en e-learning « l’art de la réunion efficace » et un ensemble de trois ouvrages « Maîtrisez définitivement vos réunions » qui détaillent cette approche étape par étape.

 Parce que transformer ses réunions, c'est transformer son management.

Un mois par an. C’est ce que vous pouvez récupérer. Avec une question simple :